Os editores têm um papel crucial no incentivo, apoio e reconhecimento das práticas de Ciência Aberta (OS) entre autores e revisores. Podem fazê-lo, pelo menos, de três formas importantes: 

a) Podem adaptar as suas políticas e fluxos de trabalho de submissão de modo a permitir ou mesmo exigir determinadas práticas de  OS. Podem, por exemplo, aceitar submissões previamente disponíveis como preprints, podem exigir declarações de disponibilidade de dados e a partilha de dados sempre que possível, podem deixar os direitos de autor com os autores e publicar conteúdos ao abrigo de licenças abertas para permitir a reutilização, podem pedir revisões abertas, podem ser explícitos na aceitação de submissões que apresentem os resultados negativos da investigação, etc.

b) Podem adaptar as suas plataformas de publicação e infraestruturas técnicas de modo a serem compatíveis com a OS. Por exemplo, podem divulgar todos os metadados, incluindo as referências, ao abrigo da  CC0, podem permitir o processo de revisão por pares aberto e têm de permitir a ligação dos dados de investigação quando estes estiverem disponíveis.

c) Podem fornecer alguns mecanismos de reconhecimento para permitir a acreditação das práticas de OS entre autores e revisores. Esses mecanismos poderiam ser: citar os dados da investigação e outros resultados da investigação para além das publicações, fornecer informações estruturadas sobre as funções e contribuições dos autores, utilizar identificadores persistentes para pessoas, resultados, instituições e financiadores, fornecer informações interoperáveis sobre os revisores para que possam ser acreditados pelo seu trabalho.

As diretrizes DIAMAS que descrevem as práticas de OS relevantes são: 

• Políticas de Direitos de Autor
• Utilização de licenças abertas na publicação de acesso livre
• Política de Partilha de Dados de Investigação
• Preprints
• Política de auto-arquivamento
• Tratamento dos resultados negativos da investigação
• Disponibilidade de protocolos, métodos e software de investigação
• Formatos e exportação de metadados, identificadores, etiquetas CRediT, referências bibliográficas, JATS XML ou equivalentes
• Multilinguismo

Os materiais suplementares depositados em plataformas ou infra-estruturas externas devem ser sempre ligados através de identificadores persistentes (PIDs) e acompanhados de uma citação textual ou de um agradecimento. Os PIDs mais frequentemente utilizados para objectos como os materiais suplementares são os DOIs,os identificadores ou os  URN-NBNs.

Como membro da comunidade académica, as obrigações em matéria de integridade de investigação incluem:

• Honestidade: Garantir a exatidão dos resultados da investigação e ser honesto em todos os aspetos da investigação.
• Transparência: Partilhar dados, metodologias e resultados abertamente.
• Responsabilidade: Assumir a responsabilidade pela investigação e pelos seus impactos.
• Conduta Ética: Seguir diretrizes éticas no tratamento dos sujeitos e dos dados da investigação.
• Evitar a má-conduta: Abster-se de práticas como a fabricação, a falsificação e o plágio

As instituições, os financiadores e os editores têm normalmente políticas que abrangem:

• Autoria e contribuição: Diretrizes claras sobre quem se qualifica como autor e o que constitui uma contribuição.
• Tratamento de queixas e recursos: Procedimentos para tratar de questões e recursos.
• Conflitos de interesses: Políticas que exijam a divulgação de quaisquer potenciais conflitos.
• Partilha de dados e reprodutibilidade: Expectativas de disponibilização de dados e garantia de reprodutibilidade.
• Supervisão ética: Mecanismos de supervisão da conduta ética na investigação​.

As fontes de financiamento não devem influenciar as decisões editoriais. A independência editorial é um aspeto fundamental da integridade de investigação. No entanto, é essencial divulgar as fontes de financiamento e quaisquer potenciais conflitos de interesses para manter a transparência e a confiança..

Para gerir  os conflitos de interesse:

• Divulgação: Divulgue sempre quaisquer conflitos pessoais, financeiros ou profissionais que possam influenciar a sua investigação.
• Políticas editoriais: Cumprir as políticas editoriais das revistas relativamente a conflitos de interesses
• Recusa do processo de revisão ou de tomada de decisões nos casos em que exista um conflito
• Transparência: Garantir que todos os conflitos são comunicados de forma transparente nas publicações e nos processos de revisão por pares.

A possível má conduta na investigação deve ser comunicada quando:

• Existem provas: Provas credíveis de má conduta, tais como fabricação, falsificação ou plágio
• Seguir as diretrizes institucionais: Siga os procedimentos descritos pela instituição de acolhimento ou editora. Normalmente, isto envolve a apresentação de relatórios a um responsável ou comité de integridade de investigação designado.

Estas referências fornecem um enquadramento para a compreensão e manutenção da integridade de investigação na comunidade académica:

Princípios de transparência e boas práticas na publicação académica https://publicationethics.org/node/19881 

Conjunto de ferramentas para revistas de Acesso Aberto: https://www.oajournals-toolkit.org/

Uma infraestrutura de publicação em linha deve permitir:

• Permitir uma pesquisa e navegação fáceis dos conteúdos. 
• Apresentar a informação sobre o editor e os seus resultados publicados
• Apresentar cada artigo ou capítulo numa página de destino específica 

A plataforma de publicação deve ser capaz de apresentar os metadados que descrevem as publicações e as suas subunidades em conformidade com esquemas de metadados amplamente adotados (e.g.. Dublin Core, DataCite, Crossref, JATS XML, ONIX, MARC (para livros), etc.), através de protocolos normalizados para o intercâmbio de metadados (Open Access Initiative Protocol for Metadata Harvesting – OAI-PMH,REST API, HTTPS, etc.). Deve também suportar a exportação maciça de metadados (como ficheiros CSV, ONIX XML ou em qualquer outro formato estabelecido) e fornecer registos de metadados às bibliotecas (e.g.MARC).

Uma infraestrutura de publicação em linha deve suportar a comunicação entre a equipa editorial e os autores, revisores, revisores de texto e a equipa de produção, bem como todos os fluxos de trabalho de publicação:

Submissão (e.g. através de um painel de controlo de submissão)

• Submissão de manuscritos pelos autores
• Notificações aos editores de que foi efetuada uma submissão
• Rejeição de uma submissão

Revisão

• Atribuição de submissões a revisores
• A apresentação de relatórios de revisão por pares
• Responder a revisões
• Re-carregamento do manuscrito
• Rondas adicionais de revisão
• Tomar a decisão
• Aceitar uma submissão
• Passar para o copyediting

Edição de cópias

• Atribuição de um manuscrito a um revisor
• Verificação das provas pelos autores
• Passagem à produção

A plataforma deve permitir a gestão dos utilizadores (registo, atribuição de funções, etc.)

A equipa editorial deve também poder manter um arquivo de submissões, correspondência e decisões na plataforma. 

A atribuição de identificadores persistentes (PIDs) a conteúdos publicados é crucial para garantir a acessibilidade e a citação a longo prazo de trabalhos académicos. Embora haja vários sistemas PID (e.g. , ARK) para os resultados publicados, os  Digital Object Identifiers (DOIs) parecem ser os mais utilizados para artigos académicos e capítulos de livros. Recomenda-se vivamente aos editores que utilizem PIDs para autores e colaboradores (e.g.. ORCID), bem como PIDs para organizações (e.g. ROR). IPara poder atribuir DOIs, um editor tem de se registar numa agência de registo, e.g. CrossRef or DataCite. Isto implica o pagamento de uma quota anual. A cada membro é atribuído um prefixo PID que é único. Depois disso, o editor tem de submeter os metadados de cada publicação à agência de registo para obter um DOI único. Os metadados incluem normalmente

• Título
• Autores
• Resumo
• Data de publicação
• URL do conteúdo
• PIDs para autores
• PIDs para organizações de autores

Um DOI é uma combinação do prefixo com um sufixo único para cada publicação  (e.g. 10.1234/journalname.articleID. Todos os  PIDs devem ser integrados no conteúdo, ou seja, apresentados como ligações interativas na página de destino da publicação e no texto integral. Se houver alterações aos dados da publicação, o editor deve atualizar os metadados depositados na agência de registo.

Os formatos de metadados mais utilizados para exportar metadados de publicações incluem  XML, JSON, HTML e CSV. É altamente recomendável permitir a exportação de metadados para vários formatos. A escolha dos formatos suportados dependerá dos protocolos utilizados para expor os metadados e dos requisitos dos serviços de agregação e dos motores de pesquisa visados

Os protocolos de intercâmbio de metadados mais utilizados incluem o Open Access Initiative Protocol for Metadata Harvesting – OAI-PMH, REST API e HTTPS. É altamente recomendável ativar vários protocolos para o intercâmbio de metadados.

Estão disponíveis várias soluções gratuitas e de código aberto (FOSS), tais como  Open Journal Systems, Janeway, Kotahi, PubSweet fpara revistas, e Open Monograph Press, PubPub, Manifold, Fulcrum, Scalar, etc. para livros.

As soluções mencionadas oferecem funcionalidades prontas a utilizar que podem ser facilmente enriquecidas com complementos gratuitos. São concebidas e mantidas por organizações e comunidades sem fins lucrativos que procuram fornecer documentação suficiente e apoiar o intercâmbio de conhecimentos através de fóruns de discussão.

Há várias formas de garantir a preservação dos metadados e dos conteúdos ao longo do tempo:

• Arquivar cópias digitais em repositórios designados, geralmente mantidos por bibliotecas nacionais, conforme exigido pela legislação de depósito legal. Embora normalmente disponível gratuitamente, esta opção pode não permitir um acesso sem descontinuidades ao conteúdo
• Utilizar serviços de preservação digital, os chamados arquivos obscuros, ou seja, bases de dados de salvaguarda descentralizadas alojadas em vários servidores seguros para preservar a versão original autêntica do conteúdo. No caso de o conteúdo ficar indisponível na plataforma do editor, estes serviços de preservação podem entregá-lo aos utilizadores, garantindo um acesso sem descontinuidades  (e.g LOCKSS, CLOCKSS, Portico). Estes serviços têm normalmente um custo. Felizmente, há uma série de iniciativas que se esforçam por reduzir os custos para os editores de acesso aberto (e.g. PKP Preservation Network).

Exemplos notáveis de serviços de preservação digital incluem:

• LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe)
• CLOCKSS (Controlled LOCKSS)
• Portico

Existem várias iniciativas que visam apoiar a preservação de conteúdos, especialmente para os editores de acesso aberto:

• PKP Preservation Network (para editores que utilizam o software  Open Journal Systems).
• JASPER (JournAlS are Preserved forevER): Centra-se nas revistas Diamond Open Access indexadas no Directory of Open Access Journals.
• Thoth Archiving Network: Um esforço comunitário que ajuda pequenos editores de livros e editores académicos.

As atividades de marketing tradicionais do editor, as atividades promocionais em várias línguas, os boletins informativos, os blogues, os e-mails diretos, as listas de distribuição, os alertas de conteúdos, as notificações e os feeds RSS/Atom são todos mecanismos úteis para dar a conhecer os conteúdos publicados. 

A visibilidade pode também ser maximizada nos motores de pesquisa e agregadores, utilizando técnicas de otimização dos motores de pesquisa, como o fornecimento de metadados estruturados e mapas de sítios XML, a implementação de protocolos de intercâmbio de metadados ou a ativação de APIs. 

Os serviços de descoberta, as bases de dados agregadoras, as bases de dados de resumo e indexação e os índices de citação também podem ajudar na visibilidade dos conteúdos, especialmente quando se trata de serviços específicos relevantes para os públicos-alvo. É igualmente útil disponibilizar os conteúdos publicados em repositórios abertos e serviços de partilha, a fim de aumentar a sua visibilidade

As declarações de impacto ou os resumos simples (multilíngues) podem aproximar o conteúdo das publicações académicas do público em geral, quando adicionados ao conteúdo publicado, e pode ser útil fornecer traduções de publicações que sejam potencialmente interessantes para o público não académico. A utilização ativa e as atualizações regulares dos meios de comunicação social ou das redes sociais também podem ajudar a chegar ao meio académico e à sociedade para comunicar com um público muito mais vasto. 

As recensões pós-publicação ou os comentários em linha podem aumentar ainda mais o interesse dos conteúdos por um público mais vasto. A organização de eventos como promoções de livros, promoções de revistas, o lançamento de uma nova edição de uma revista ou o trabalho com os meios de comunicação social (por exemplo, através da emissão de comunicados de imprensa) pode ajudar a alcançar sectores mais vastos da sociedade.

Pode ser utilizado um conjunto abrangente de indicadores como métricas ao nível do artigo/capítulo, acompanhando eventos como visitas, visualizações, descarregamentos, utilização de citações entre países ou menções nas redes sociais. As medições são efetuadas para um único resultado de investigação e não para toda uma revista, por exemplo. Podem ser utilizados softwares e métodos de análise para gerar e recolher métricas.

No contexto da publicação académica, EDIB significa reduzir diferentes tipos de preconceitos em vários pontos do processo de publicação e em vários sectores da comunidade editorial. Criar equidade significa remover barreiras e preconceitos sistémicos para dar oportunidades iguais a todos. Assegurar a diversidade significa garantir que pessoas de diferentes sexos, capacidades, etnias, origens linguísticas e culturais, localizações geográficas, instituições e fases da carreira estejam representadas nos vários sectores da comunidade académica. Ser inclusivo significa dar a todos os indivíduos a oportunidade de serem vistos, ouvidos e considerados. Por último, criar um sentimento de pertença significa tratar todos como membros de pleno direito da comunidade e ajudá-los a prosperar e a contribuir.

Vários tipos de preconceitos podem surgir no contexto da publicação académica. Isto significa que alguns grupos da comunidade podem estar sub-representados enquanto outros estão sobre representados - uma situação que pode mudar de uma disciplina para outra (por exemplo, as mulheres podem estar sub-representadas na engenharia, enquanto os homens podem estar sub-representados na enfermagem). 

Por exemplo, o preconceito pode assumir formas como:

• representação inadequada de alguns géneros numa amostra de estudo
• sub-representação de autores de determinadas origens culturais
• menor número de membros do conselho editorial de determinadas regiões geopolíticas ou instituições
• menor número de citações de trabalhos publicados em determinadas línguas
• menor número de cargos de direção ou de chefia ocupados por pessoas de uma determinada raça
• falta de acessibilidade nas plataformas de publicação eletrónica..

A situação pode ser ainda mais exacerbada porque os efeitos dos vários tipos de desvantagem podem ser interseccionais e cumulativos. Por exemplo, um académico que se identifique como mulher, que tenha uma deficiência visual, que publique numa língua diferente do inglês e que esteja filiado numa instituição menos prestigiada pode ser marginalizado de várias formas.

O preconceito na publicação académica pode ter impactos negativos nos indivíduos, na investigação e na sociedade. Por exemplo, a nível individual, a decisão de um editor de publicar numa única língua significa que os académicos que falam outras línguas terão de investir mais tempo e esforço para se envolverem ou contribuírem para a literatura académica. Esses académicos podem acabar por publicar menos e, por conseguinte, podem não ser citados com tanta frequência e podem não receber certos reconhecimentos (por exemplo, nomeações para conselhos editoriais). A investigação no seu todo também pode ser afetada quando há falta de diversidade. Por exemplo, se uma determinada região geográfica ou cultura estiver sobre representada no conselho editorial de uma revista internacional, este grupo pode influenciar os tipos de tópicos ou métodos que são considerados dignos de publicação, ou pode envolver-se noutros tipos de gatekeeping (seletividade) de acordo com o seu conjunto particular de valores, que pode não ser globalmente representativo. Por sua vez, a sociedade em geral pode ser afetada negativamente se determinados tipos de investigação estiverem sub-representados (por exemplo, investigação sobre questões de saúde das mulheres ou investigação sobre a biodiversidade em determinadas regiões).

O EDIB é uma responsabilidade partilhada. Uma grande variedade de intervenientes no ecossistema da publicação académica deve trabalhar em conjunto para melhorar e manter o EDIB, incluindo autores, revisores, editores, membros do conselho editorial, bibliotecários e editores. No entanto, os editores estão particularmente bem posicionados para impulsionar as melhorias relacionadas com o EDIB, uma vez que são capazes de estabelecer objetivos e conceber políticas que podem provocar mudanças significativas

Exemplos de ações que podem ser tomadas incluem a sensibilização ou a oferta de formação ou orientação sobre preconceitos inconscientes; a adoção de linguagem inclusiva; a publicação de resumos em linguagem simples; o desenvolvimento e a partilha de declarações de diversidade, planos de ação e políticas para o EDIB (e.g. solicitar declarações de diversidade de citação aos autores ou implementar uma política de revisão por pares duplamente anónima); estabelecer objetivos e avaliar e monitorizar o progresso no EDIB (e.g. objetivos de diversidade para autores, revisores por pares, membros do conselho editorial); implementar sítios Web, conteúdos e metadados inclusivos e acessíveis e promover o multilinguismo na publicação académica (e.g. publicando resumos ou textos integrais em mais do que uma língua).